ERP yatırımlarında fayda - maliyet

ERP yatırımları içerisinde çok fazla risk barındırır. Bu risklerin azaltılması ya da yok edilmesi ancak doğru yaklaşım ve yönetim ile mümkündür.

Metal Medya

31 Ağustos 2015 Pazartesi 16:21

Muharrem Gezer
Trovarit Türkiye Genel Müdürü

İşletmelerin artan rekabet koşullarında ve her geçen gün daha fazla teknolojinin kullanıldığı ve sayısallaşan dünyada herhangi bir iş yazılımını (ERP, CRM, ECM/DMS gibi) kullanmadan, ihtiyaçlarını karşılamaları ve hayatlarını sürdürmeleri zor görünüyor. Ancak iş yazılımlarının kullanım kararından önce farklı açılardan yatırım maliyetlerinin ve fayda/maliyet analizlerinin de dikkate alınması önemli. Edinme, bakım, güncelleme, genişletme gibi maliyetlerin yanında, süreçlerin sadeleştirilmesi ve hızlandırılması, daha doğru bilgi üzerinde karar destek sisteminin oluşturulması gibi faydaların dengesi göz önünde bulundurulmalıdır. ERP çözümleri, şirketin yazılım altyapısı içerisinde merkezi bir rol oynamaktadır. Değer zinciri içerisinde (malzeme, mamül, müşteri/ tedarikçi gibi), ana veri ve işlenen veri ile birlikte “tek doğru kaynak” olarak tanımlanabilir. Muhasebe ve finans süreçlerinin yanında sipariş süreçlerinin de (satış, malzeme yönetimi, üretim planlama ve kontrol, proje yönetimi) daha şeffaf ve verimli yönetilmesine destek olur. Yeni ERP yatırımları ya da mevcut ERP sisteminin iyileştirilmesi, genişletilmesi, sağlayacağı faydaların yanında karmaşık yapıya bağlı olarak maliyet ve başarısızlık risklerini de beraberinde getirir.

(Şekil 1 : ERP uygulamalarında fayda, maliyet)

ERP çözümlerinin faydaları

ERP çözümlerinin faydaları kağıt üzerinde açıkça ortaya konulabilir. Bunlar şirketlerdeki süreçlerin daha iyi seviyede kontrol altına alınması, basitleştirilmesi, esneklik ve şeffaflık olarak açıklanabilir. Büyük şirketler için ise ek olarak, merkezi kontrol, standart süreç tanımlama ve yönetim, lokasyonlar arası veri alışverişi ve kontrol olarak karşımıza çıkar. Trovarit tarafından 5 ülkede, yaklaşık 2400 katılımcı ile gerçekleştirilen “ERP Deneyimi – Kullanıcı memnuniyeti, faydaları ve beklentiler 2014/2015” araştırma çalışması, ERP kullanımı ile ilgili bize önemli bilgiler sunuyor. Bu araştırmaya göre, en yüksek fayda iş süreçlerinin hızlandırılması ve sadeleştirilmesi. Ek olarak ERP sistemleri, izlenebilir, doğrulanmış veriye hızlı erişimi de sağlamakta. Ayrıca belirli alanda farklı açılardan sağladığı faydaları da görmekteyiz. Özellikle sektörel ihtiyaçları karşılayan özellikler, analiz ve raporlama becerisi, finans ve insan kaynakları alanlarında çok uluslu ya da dış ticaret alanlarında yoğun çalışan şirketler için sunulan lokalizayon ve farklı dil, farklı muhasebe sistemleri ile çalışma da faydalar arasında. Bunun yanında kullanım kolaylığı ile beraber gelen hızlı veri girişi ve işleme, süreçlerdeki verimliliği artıran bir unsur.

(Şekil 2 : Kullanıcı bakış açısı ile ERP uygulamalarının sağladığı faydalar)

ERP projelerinde güvenli yatırımın anahtarı

Güvenli bir yatırımın ön koşulu, ihtiyaçlara cevap verecek ürünün doğru konumlandırılması ile ilgilidir. Oluşabilecek riskler arasında, süreçlere uygun fonksiyonların eksikliği, esnek yapı olmaması, veri alışverişi kabiliyetlerinden yetersizlikler, danışman tarafından yanlış yönlendirme, yazılımın kullanıcı yardım fonksiyonları eksiklikleri, yetersiz eğitim yer almaktadır. Ayrıca projenin karmaşık yapısına bağlı olarak, yönetimdeki koordinasyon eksikliği, proje ekibindeki kapasite problemleri, planlama sorunları ortaya çıkmaktadır. Sonucunda, yukarıda belirtilen unsurların ortaya çıkması ve her biri için ek maliyetler, ön görülen maliyet ile gerçekleşen maliyet arasındaki farkı artırmaktadır. Aşağıda belirtilen adımlar riskleri azaltma ya da yok etme anlamında değerlendirilmelidir.

• Uygun çözüm – Uygun sağlayıcı: Potansiyel analiz, ihtiyaçların net tespiti, kapsamlı ve detaylı pazar araştırma, karşılaştırma ve değerlendirme, sözleşme yönetimi sonrası karar verilen ürün yanında, uzun dönem iş ortaklığı kriterlerine sahip (şirket yapısı, referans, istikrar gibi) sağlayıcının belirlenmesi en önemli konular arasındadır.

• Çözümün doğru uyarlanması: Proje yönetim yaklaşımı ile, planların oluşturulması, proje ekibi belirleme, yetki ve sorumlulukların verilmesi, takip, plan içerisinde belirli noktalarda durum değerlendirme ve raporları, bütçelenen/gerçekleşen analizi, risk analizi, iletişim yönetimi, değişiklik yönetimi yapılması zorunlu görevlerdir.

• Sürdürülebilir çözüm: Canlı kullanım ile beraber oluşan destek ihtiyacı, değişen ihtiyaçlar ve gelişen teknoloji ile beraber gelen iyileştirmeler ve stratejiler, güncellemeler yatırım kararında üzerinde dikkatle durulması gereken konular arasındadır.

Günümüzde çoğu ERP projeleri, belirtilen riskler ve uygulama adımları dikkate alınmadan yürütülmekte ve sonucunda başarısızlık ile karşı karşıya kalınmaktadır. Şirketlerin fayda elde etmeleri ancak seçim, uyarlama ve uygulama adımlarındaki gösterdikleri özen ve profesyonel çalışma ile mümkündür.

Net ihtiyaçların ve beklentilerin tanımlanması ERP projelerinin başlangıcında kritik bir rol oynamaktadır. Uygun ERP çözümünün seçilmesinde tanımlı iş süreçleri için gerekli kriterlerin karşılanması zorunludur. Bu ihtiyaçlar ve beklentiler, uygulama kapsamının oluşturulmasında önemli bir rol oynar. Uygulama boyunca kapsam kontrol edilmeli ve iyi yönetilmelidir.